支出に関するガイドライン
#必要に応じて各リンク先をご覧ください。
- 活動のかかる費用に関する問合せ、相談は会計担当窓口（財務・会計担当理事）までご連絡ください。
- 『経費予算の申請』は、会計担当窓口まで「経費申請フォーマット」をメール添付でお送りください。
- 『経費支払いの申請』は、講師謝金は「講師謝金申請フォーム」に入力いただき、講師謝金以外の経費については会計担当窓口まで「経費申請フォーマット」をメール添付でお送りください
- WG代表、支部会会計担当、各代議員のみ申請可能です。
- 会計担当窓口(財務・会計担当理事)： kaikei=a=tenkyo.net (＝a＝を@で置き換えてください)
《年会の支出と収入に関するガイドライン》
2018年6月25日 理事会決定
2019年３月16日 理事会決定（部分改訂）
2024年12月13日 理事会決定（部分改訂）
- 年会はこの法人（以下、本会）の事業として行われる。したがって、年会にかかる収支については計画、予算立ての段階から会計担当窓口（kaikei@）と密接に連絡を取り、法人の会計として適正に管理されなければならない。年会の全体・会計MLを立ち上げる際には、kaikei@ を送り先に追加すること。
- 年会開催経費予算の標準額は30万円（参加費・協賛金収入を除く）、年会集録発行経費予算の標準額は40万円とする。協賛金の目的(使途)については、会計担当窓口（kaikei@）に確認すること。
- 年会実行委員長は、年会開催経費、年会集録発行経費の予算案および年会実行委員の役割を記したリストを準備し、年会開催年の5月末日までに会計担当窓口（kaikei@）に提出しなければならない。年会開催経費のうち、本会からの支出額が標準額、あるいは第２・４項で規定される上限金額を超える場合には、あらかじめ会計担当窓口（kaikei@）に理由書とともに申し出て了承を得ること。
- 以下に挙げた費目については、本会からの支出ができる。なお、支出の各項目につき、この法人宛の領収書、ないしはレシートを提出すること。
・会場使用料
・年会開催に必要な経費〔印刷費・通信費・消耗品（名札など）・情報保障費（手話通訳費）など〕
・招待講師の旅費（旅費等の支出に関するガイドラインによる）及び講師謝金（講師謝金に関するガイドラインによる）
・年会実行委員の旅費（旅費等の支出に関するガイドラインによる）
・謝金（各地域の最低賃金を下回らない額）
・年会出席に入館料が必要な場合、会員の入館料
・茶菓子代（上限を200円/人・日）
・年会集録発行のための費用（印刷費・郵送費など）
- 以下に挙げた費目については、本会からの支出ができない。
・懇親会費（一部補助も不可）
・非会員の入館料
・その他、本会の事業としてふさわしくないと思われる費目
- 年会実行委員会は、年会参加者に対し参加費を徴収することができる。団体会員の構成員が年会に参加する場合、団体担当者からの事前の申請に基づいて、２名以内は会員として取り扱う（２名を超える人数については非会員の取り扱いとする）。
- 年会実行委員会は、参加費を支払った参加者に対して、この法人名義の領収書を発行する。
- 年会実行委員会は、協賛金（寄附金・広告収入）を募ることができる。その方法と額については別途定める。
- 懇親会は本会の事業としては行わない。したがって、この法人名義の領収書を発行することはできない。
- 年会が宿泊を伴う場合において、宿泊費・食事代は参加費に含んではならない。したがって、この法人名義の領収書を発行することはできない。
- 本ガイドラインは、2024年度から適用する
《支部会の支出に関するガイドライン》
2018年6月25日 理事会決定
2019年３月16日 理事会決定（部分改訂）
2024年12月13日 理事会決定（部分改訂）
- 支部会はこの法人（以下、本会）の事業として行われる。したがって、支部会にかかる収支については会計担当窓口（kaikei@）と密接に連絡を取り、法人の会計として適正に管理されなければならない。
- 各支部予算の年間予算は活動内容に沿って、申請制とする。活動内容によって必要な額を見積もり、費目ごとに計上する。参考基準額は、10,000円×（支部代議員数）+164円×（支部会員数）とする。
- 支部長は、支部会開催経費および支部会実行委員の役割を記したリストを準備し、支部会開催の２ヶ月前までに会計担当窓口（kaikei@）に提出しなければならない。支部会開催経費のうち、本会からの支出額が参考基準額、あるいは第４項で規定される上限金額を超える場合には、あらかじめ会計担当窓口（kaikei@）に理由書とともに申し出て了承を得ること。
- 以下に挙げた費目については、本会からの支出ができる。なお、支出の各項目につき、この法人宛の領収書、ないしはレシートを提出すること。
・会場使用料
・支部会開催に必要な経費〔印刷費・通信費・消耗品（名札など）・情報保障費（手話通訳費）など〕
・招待講師の旅費（旅費等の支出に関するガイドラインによる）及び講師謝金（講師謝金に関するガイドラインによる）
・支部代議員・支部会実行委員の旅費（旅費等の支出に関するガイドラインによる）
・謝金（各地域の最低賃金を下回らない額）
・支部会出席に入館料が必要な場合、会員の入館料
・茶菓子代（上限を200円/人・日）
- 以下に挙げた費目については、本会からの支出ができない。
・懇親会費（一部補助も不可）
・非会員の入館料
・その他、本会の事業としてふさわしくないと思われる費目
- 支部は必要に応じ、支部会参加者に対し参加費を徴収することができる。団体会員の構成員が支部会に参加する場合、団体担当者からの事前の申請に基づいて、２名以内は会員として取り扱う（２名を超える人数については非会員の取り扱いとする）。
- 支部会が宿泊を伴う場合において、宿泊費・食事代は参加費に含んではならない。したがって、この法人名義の領収書を発行することはできない。
- 本ガイドラインは、2024年度から適用する。
《ワーキンググループ（WG）の支出に関するガイドライン》
2018年6月25日 理事会決定
2019年３月16日 理事会決定（部分改訂）
2024年12月13日 理事会決定（部分改訂）
- WGの活動はこの法人（以下、本会）の事業として行われる。したがって、その活動にかかる収支については会計担当窓口（kaikei@）と密接に連絡を取り、法人の会計として適正に管理されなければならない。
- 年間予算は活動内容に沿って、申請制とする。活動内容によって必要な額を見積もり、費目ごとに計上する。各WG予算の参考基準額は、４万円とする。
- 本会からの支出額がWG予算の参考基準額、あるいは第４項の上限金額を超える場合には、あらかじめ会計担当窓口（kaikei@）に理由書とともに申し出て了承を得ること。
- 以下に挙げた費目については、本会からの支出ができる。なお、支出の各項目につき、この法人宛の領収書、ないしはレシートを提出すること。
・WG会合のための会場使用料
・WG会合における専門知識提供者２人までの旅費（旅費等の支出に関するガイドラインによる）及び講師謝金（講師謝金に関するガイドラインによる）
・WGメンバーの旅費（旅費等の支出に関するガイドラインによる）
・謝金（各地域の最低賃金を下回らない額）
・その他、WG活動に必要な経費〔印刷費・通信費・情報保障費（手話通訳費）など〕
- 以下に挙げた費目については、本会からの支出ができない。
・懇親会費（一部補助も不可）
・その他、本会の事業としてふさわしくないと思われる費目
- 各WGの活動を進める上で必要に応じ、WG主催の会合の参加者に対し参加費を徴収することができる。団体会員の構成員がWG主催の会合に参加する場合、団体担当者からの事前の申請に基づいて、２名以内は会員として取り扱う（２名を超える人数については非会員の取り扱いとする）。
- 本ガイドラインは、2024年度から適用する。
《分野の支出に関するガイドライン》
2018年6月25日 理事会決定
2019年３月16日 理事会決定（部分改訂）
2024年12月13日 理事会決定（部分改訂）
- 分野の活動はこの法人（以下、本会）の事業として行われる。したがって、その活動にかかる収支については会計担当窓口（kaikei@）と密接に連絡を取り、法人の会計として適正に管理されなければならない。
- 各分野予算は申請制とする。予算の参考基準額は、４万円とする。
- 本会からの支出額が分野予算の参考基準額、あるいは第４項で規定される上限金額を超える場合には、あらかじめ会計担当窓口（kaikei@）に理由書とともに申し出て了承を得ること。
- 以下に挙げた費目については、本会からの支出ができる。なお、支出の各項目につき、この法人宛の領収書、ないしはレシートを提出すること。
・分野主催の会合のための会場使用料
・招待講師の旅費（旅費等の支出に関するガイドラインによる）及び講師謝金（講師謝金に関するガイドラインによる）
・分野代議員の会合出席旅費（旅費等の支出に関するガイドラインによる）
・謝金（各地域の最低賃金を下回らない額）
・その他、分野の活動に必要な経費（印刷費・通信費など）
- 以下に挙げた費目については、本会からの支出ができない。
・懇親会費（一部補助も不可）
・分野代議員以外の会合出席者の旅費
・その他、本会の事業としてふさわしくないと思われる費目
- 各分野の活動を進める上で必要に応じ、分野主催の会合の参加者に対し参加費を徴収することができる。団体会員の構成員が分野主催の会合に参加する場合、団体担当者からの事前の申請に基づいて、２名以内は会員として取り扱う（２名を超える人数については非会員の取り扱いとする）。
- 本ガイドラインは、2024年度から適用する。
《講師謝金に関するガイドライン》
2024年 12月13日 理事会決定
- 講師謝金支給の適用範囲
会員またはこの法人に招聘された講師が、この法人が主催・共催する会合等において講演、講義、実習又は実技指導等を行った場合、この法人から謝金を支給することができる。
- 講師謝金額の基準
講師に支払われる謝金の金額（源泉徴収前）については、以下に定める。
60分以上 10,000円
60分未満 5,000円
ただし、特別な事情により上記基準とは異なる金額の支給を希望する場合には、あらかじめ会計担当窓口（kaikei@）に理由書とともに申し出て了承を得ること。ただし、招聘された講師の所属機関が謝金の額を指定する場合には、その所属機関の規程に従うものとする。
- 本ガイドラインは、2024年度から適用する。
《旅費等の支出に関するガイドライン》
2018年６月25日 理事会決定
2018年10月31日 理事会決定（部分改訂）
2019年 ３月16日 理事会決定（部分改訂）
2024年12月13日 理事会決定（部分改訂）
- 旅費支給の適用範囲
会員またはこの法人に招聘された講師が、この法人が主催・共催する会合に参加するため、あるいは会員がこの法人の用務のために旅行する場合には、この法人から旅費を支給することができる。ただし、会員への旅費支給の範囲については、各ガイドラインの定めるところによる。
- 旅行経路決定の基準
旅行者の所属地あるいは勤務地から用務先へ移動する際、最も経済的な通常の経路にかかる費用を上限として支給する。最も経済的な通常の経路とは、陸路旅行（新幹線鉄道を含む）および水路旅行を基本とする。
ただし、長距離（おおむね1、000km以上の移動距離）に及ぶ旅行のため陸路旅行または水路旅行が困難な場合、あるいは緊急を要する旅行で旅行前に会長の承認が得られた場合には、空路旅行にかかる費用を支給することができる。
- 交通費の計算
交通費の計算は、次の区分に従い、当該各号に掲げるものにより行うものとする（パック旅行を除く）。ただし複数の手段を使う場合は各号に掲げる額の合算とする。この計算額を上限として支給する。なお、下記各号により交通費を計算し難い場合には、同項の規定にかかわらず、会計担当窓口（kaikei@）と相談の上、支給額を決定することができる。
(1)陸路（バスおよび鉄道）および水路：旅行者の所属地あるいは勤務地から用務先へ移動する際にかかる実費（早期割引を利用する場合には早期割引を考慮した額）
(2)陸路（自家用自動車）：旅行者の所属地あるいは勤務地から用務先へ移動する際にかかるガソリン代（出発地と到着地を最短経路で結ぶ距離に1kmあたりのガソリン代20円を乗じた金額）および高速道路料金の実費
(3)陸路（タクシー）：公共の交通機関が無く、自家用車が使えない路程部分のタクシーの実費、ただし路程は出発地と到着地を最短経路で結ぶものとする。
(4)陸路（レンタカー）：公共の交通機関が無く、自家用車が使えない路程部分のレンタカー代実費（保険料を含む）、ただし路程は始点と終点を最短経路で結ぶものとする。
(5)空路（航空機）：旅行者の所属地あるいは勤務地の最寄りの空港から用務先の最寄りの空港へ移動する際にかかる実費（早期割引を利用する場合には早期割引を考慮した額）
- 日当・宿泊
日当は支給しない。
宿泊額は宿泊が必要と会計担当窓口（kaikei@）に連絡し了承された場合に限り、食事代を除く宿泊実費を上限として支給する。ただし一泊当たりの支給額は8,000円（消費税抜額）を超えないこととする。
なお、旅行者が移動と宿泊を含むパック旅行を利用する場合は、前条第一項の規定にかかわらず、旅行者の所属地あるいは勤務地から用務先へ移動する際にかかる交通費実費に宿泊実費（食事代を除く）を加えたものと、パック料金を比較の上、小さい方の額を上限として支給する。
- 旅費の調整
この法人の経費以外の財源から旅費が補助される旅行については、要した旅費額のうち、この法人以外の旅費補助金額を控除した額を上限として支給する。
ただし、招聘された講師の所属機関が旅費の額を指定する場合には、その所属機関の旅費規程に従うものとする。
- 旅費の請求
旅費の請求においては、出発日の１ヶ月前までに旅程表を含む経費申請フォーマットを会計担当窓口（kaikei@）に提出し了承を得ること。
完了後10日以内に経費申請フォームに入力し、経費申請フォーマットと次の区分に従う当該各号に掲げる書類を会計担当窓口（kaikei@）に提出するものとする。
(1)陸路（バスおよび鉄道）および水路：新幹線鉄道など特急料金がかかる路程部分につき、この法人宛の領収書。ただし、短距離の乗車等で領収書を取り難い場合は、旅行者の申告で足りるものとする。金額はIC料金とする。
(2)陸路（自家用自動車）または陸路（レンタカー）のガソリン代：路程の出発地と到着地の名称(もしくは所在地)とその最短経路の距離
(3)陸路（タクシー）運賃：この法人宛の領収書
(4)陸路（自家用自動車）または陸路（レンタカー）の高速道路料金：路程の出発地と到着地の名称(もしくは所在地)とその最短経路の距離および領収書
(5)陸路（レンタカー）の借用料：この法人宛の領収書
(6)空路（航空機）航空運賃：この法人宛の領収書
(7)宿泊費：この法人宛の領収書 上記各号に該当しない区分、やむを得ぬ事情の場合には、旅費発生の事実を示す適切な書類を会計担当窓口（kaikei@）に提出するものとする。
- 補則
このガイドラインに定めるもののほか、旅費の取扱いに関し必要な事項は会長が理事会の承認のもとに定める。
ガイドライン運用にかかるQ&A
＜一般向け＞
Q：年会費を支払った際に、領収書の発行はしてもらえますか？
A：できます。
請求書・領収書は、会員専用ページからご自身で発行することができます。
もしうまくできない場合は、改めて事務局（jimu@）までお知らせ下さい。
※ 請求書は、本会の事業年度が始まる7/1以降に発行可能になります。
領収書は納入が確認されてから発行可能となります（反映まで数週間かかることがあります）。
Q：年会や支部会に参加した際に支払った参加費に対して領収書は発行してもらえますか？
A：本会（日本天文教育普及研究会）名義で、金額、日付、内容を明記した領収書を発行いたします。
Q：宿泊や食事を伴う年会や支部会に参加した際に支払った宿泊費や食費に対して領収書の発行はしてもらえますか？
A：宿泊や食事にかかる費用については、本会として徴収することはありません。したがって、領収書の発行はできません。宿泊施設やレストランからいただいてください。
Q：懇親会に参加した時に、その懇親会費に対して領収書は発行してもらえますか？
A：懇親会は本会の事業として実施しておりませんので、本会として懇親会費を徴収することはありません。したがって、領収書の発行はできません。領収書の取得方法については主催担当（年会実行委員会等）にお問い合わせください。
＜経理担当者向け＞
Q：旅費の一部補助は可能ですか？
A：可能です。内容によって提出していただく書類、確認事項がありますので、事前に会計担当窓口（kaikei@）にご相談下さい。
Q：空路の場合、LCCを利用しないといけないのですか？
A：特に指定しません。
Q：宿泊と航空券がセットになったパッケージの方が別々に取るよりも安ければ、それを利用することはできますか？
A：利用できます。
Q：交通費の計算はIC利用を前提としていますか？
A：実態に合わせて支給しますが、基本はIC利用を前提として交通費を計算してください。
Q：年会/支部会実行委員の旅費は、年会/支部会の当日だけでなく、準備のために事前に行われる打ち合わせに参加する際にも支出ができますか？
A：支出できます。委員の氏名、開催場所、当日の役割などを記した書類を提出してください。
Q：年会にて、展示スペースを有償で提供することはできますか？
A：できません。有償でスペースを提供する場合、収益事業となってしまうためです。
Q：経費の領収書はレシートでもよいですか？
A：可能です。消耗品など一度に複数のものを購入した場合の領収書、レシートについては詳細を裏書きするか、もしくは明細をもらってつけてください。年会などで飲み物と文房具を一緒に購入している場合がありますが、そのような場合は費目を分ける必要がありますので特に明細が必要です。
Q：年会/支部会等での招待講演の謝金について、源泉所得税を支部で納める必要がありますか？
A：ありません。源泉所得税については、本会会計担当から納めますので、謝金の金額について事前に会計担当窓口（kaikei@）までご連絡ください。
Q：自家用車やレンタカーを使用した場合、最短経路はどのように算出すればよいですか？
A：ウェブサイトから、出発地と到着地を入力することで算出できます。(例：navitime)
なお、計算方法は、1キロメートルにつき20円とします。計算する場合において、通算した路程に1キロメートル未満の端数を生じたときは、これを切り捨てます。
Q：年会や支部会の招待講演を会員以外の人に依頼するときに、気をつけることはありますか？
A：あります。謝金、交通費の支払方法が会員と違いますので、依頼される際は事前に会計担当窓口（kaikei@）にご連絡ください。
